RootsWeb: APG-L Re: [APG] Letter from the director of the Cologne Archives a pleafor help for archivists!

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Subject: Re: [APG] Letter from the director of the Cologne Archives a pleafor help for archivists!
Date: Thu, 12 Mar 2009 13:56:30 +0000 (UTC)
In-Reply-To: <1F117541-F8B8-4DF3-A35A-C35D31DC7892@keyconn.net>

Being in the rare book and manuscript business, this email was sent to us via a colleague. Any archivists on the list? They'll put you up! Ken Milano Begin forwarded message: From: H-France < > Date: March 10, 2009 6:41:09 PM EDT To: "< >" < > Subject: Letter from the director of the Cologne archives Reply-To: The director of the Cologne archives has sent out the following circular letter, which an art historian friend (Jackie Jung) has translated into English. With her permission, I post it here in the hopes that H-France members will pass it on to anyone who might be in a position to help, and will consider posting it to other listserves and email lists you belong to (I've got MEDFEM covered!). The original German is at the end. -- Prof. Louisa A. Burnham Assistant Professor Department of History Middlebury College Middlebury, VT 05753 802-443-3412 "So Great a Light, So Great a Smoke: The Beguin Heretics of Languedoc" (Cornell University Press, 2008) 8 March, 2009 Dear Colleagues, The interest in the fate of the Historical Archive in Cologne continues to grow unabated among experts. Much help has been offered - hence this report and further information on coordinating aid. Today (March 8) an archive crisis-team has been assembled - consisting of representatives of the city, the historical archive, the professional firefighters of Cologne, the state archive of North Rhine-Westphalia, [various other archive administrations], and restorers - which will advise and make decisions on further steps of the recovery process. On Wednesday, a large portion of the rubble-heap could be spared the rain that set in a couple hours later, by being covered by tarps. Delays occurred while a roof was being constructed over the rubble; these had to do with the uncertain stability of the school across from it. Only once that stability had been assured could the construction of the roof be undertaken. As of today, one third of the rubble heap has been stabilized by the roof; the remaining portions of the roof are being prepared and will be erected in the course of the next couple of days. What has been saved, and how? First, how: At the site, firefighters are carrying the archival materials by hand - very carefully and according to established techniques [fachgerecht] - from the areas of the site that are ready to be cleared. The archival materials come from the areas that had to be cleared in order to allow for the construction of the roof and that arose during the search for missing persons. These materials are undergoing a preliminary examination, and then being packed up by archivists, restorers, museum workers, and other specialists on site. The condition is highly variable. Some of the materials have been damaged considerably, but there are some files and even boxes of files that have been completely preserved, and that could, in theory, be used again right away. Especially wet materials have been set aside. Away from the accident site, in a covered hall, all of the debris that's been hauled away in trucks is being examined and sorted. At the moment - a! side from firefighters, rescue workers, [and other emergency specialists] - there are continually between 40 and 50 people in action, working in three shifts, around the clock, seven days a week. The archival holdings are being pre-sorted, readied for transport into the warehouse, and/or packed for freezing [Einfrierung]. The helpers include many colleagues from Cologne archives and from other places as well. In the next few days, the Archive School in Marburg will be sending over 50 students, teachers and other staff. The Fachhochschule in Potsdam has also offered help, which will be arriving soon. Special thanks are owed to everyone, really everyone who has helped out on site, setting themselves to the task tirelessly and pushing themselves to the limits of their own capabilities. The solidarity among the Cologne archivists from all corners - without consideration of their career levels or divisions - is simply overwhelming. Colleagues throughout the state and country are also giving tremendous support. At the moment we are seeking a larger hall in which the long-term conditions for the sorting work can proceed more efficiently; in this domain we're optimistic. I've just looked at one possible site that I'd noticed along with my colleague Dr. Ulrich Fischer. Further offers are coming from the city administration; in the next few days, we will certainly have a longer-term place to be able to sort through the archival materials in a way that is safe, climate-controlled, and technically appropriate. The Historical Archive of Cologne nonetheless still needs help, now and in the coming weeks - above all from our colleagues! Only specialized help can save these cultural artifacts from 1000 years! Offers to help are coming in from all over the world. In order to ensure a better coordination, we'd like to channel the aid as follows: 1) Offers for shelving and storage units [Magazinflächen] Please contact the LVR-Archivberaturngs- und Fortbildungszentrum, attn. Herrn Dr. Arie Nabrings, . There the donated units will be pre-sorted and transferred to the Historical Archive. 2) Offers of personnel (archivists) Please contact me first as the representative of the Association of German Archivists (VdA) on site. To facilitate all our work, please also be sure to contact this address - - with information about your position or that of your group. We need the following information: first and last names, current position, place, telephone number, email address, and duration of your term (Excel-spreadsheet). Please understand that any archivist who needs a place to stay overnight (we'll help with this) should count on spending at least three days here; otherwise the administrative costs are prohibitively high. In particular the large archive administrations are asked to [vet or oversee] an assembly of specialized workers. 3) Offers of personnel (restorers) Please contact with the information asked for above. All offers already made have been considered here; a new communication is not necessary (and actually makes our work harder). At the moment, the most important thing we need is personnel; consider the fact that, for the time being, it's necessary to have people working night shifts - over a full seven-day week - so that items can be salvaged as quickly as possible. Only when the systematic and coordinated recovery of items from the rubble has been undertaken can we shift to working through the salvaged materials as a strictly daytime activity. There are of course various ways of contributing to this cause. But this message is aimed, above all, at archivists, with a plea for assistance with personnel in the coming weeks. We ask you to help now in the senses described above. Please show your solidarity through your specialized assistance. All responsible parties - the city, fire department, and outside organizations - are well aware of the significance of the archival holdings, and they're undertaking every conceivable measure to save as much as possible! We are overseeing daily the rescue of materials at the site of operation. Just today I've witnessed a high level of engagement both at the disaster site and in the relocation areas. The Historical Archive of Cologne, as an institution, did not collapse on March 3, 2009. We will all work to ensure that it receives a secure and sufficiently sized new building, in which the previous holdings as well as new ones can be used. The memory of Cologne - and, with it, the Rhineland and, in part, the nation - has a future! Together with the more than forty other archives in Cologne the Historical Archive will do justice to its mission in the future as well. With warm regards, Dr. Ulrich S. Soénius Director Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln Unter Sachsenhausen 10-26 50667 Cologne Email: Internet: www.ihk-koeln.de/archiv/index.htm __________________________________________________________________________ Liebe Kolleginnen und Kollegen, das Interesse an dem Schicksal des Historischen Archivs in Köln hält gerade in Fachkreisen ungemindert an. Es wird auch viel Hilfe angeboten. Daher dieser Bericht und die Informationen zur koordinierten Hilfestellung. Heute hat sich zusätzlich ein Archiv-Krisenstab mit Vertertern der Stadt, des Historischen Archivs, der Berufsfeuerwehr Köln, des Landesarchivs NRW, den Archivämtern von LVR und LWL sowie der ARGE der Stadtarchive im Städetag, des VdA und von Restauratoren gebildet, der die weiteren Schritte der Bergung berät und Entscheidungen trifft. Am Mittwoch konnte mit der Abdeckung des Trümmerbergs mittels Plane ein großer Teil vor dem einige Stunden später einsetzenden Regen abgesichert werden. Verzögerungen traten bei dem Bau des Daches auf, das über den Trümmerberg errichtet wird. Diese Verzögerungen hingen mit der nicht sicheren Standfestigkeit des gegenüberliegenden Gymnasiums zusammen. Erst nachdem diese gegeben war, konnte mit dem Aufbau des Daches begonnen werden. Stand heute nachmittag: Ein Drittel des Trümmerbergs ist per Dach gesichert, der weitere Teil des Daches wird vorbereitet und im Laufe des morgigen bzw. des nächsten Tages aufgebaut. Was und wie wurde bisher gerettet? Zuerst zum Wie: Vor Ort tragen Feuerwehrleute sehr behutsam und äußerst fachgerecht die Archivalien per Hand von den bereits zu räumenden Stellen der Unglücksstelle ab. Die Archivalien stammen aus den Stellen, die zwecks Aufbau des Daches geräumt werden müssen und die bei der Suche nach den Vermissten auftauchten. Diese Archivalien werden vor Ort von Archivaren, Restauratoren, Museumsangestellten und anderen fachkundigen Kräften einer ersten Sichtung unterzogen und anschließend verpackt. Der Zustand ist sehr unterschiedlich - einzelne Archivalien sind sehr in Mitleidenschaft gezogen, aber es gibt auch vollständig erhaltene Akten sowie sogar Archivkartons, die theoretisch direkt der Benutzung zugeführt werden können. Besonders nasses Material wird ausgesondert. In einer überdachten Halle werden außerhalb der Unglücksstelle zudem sämtliche per LKW transportierten Schuttreste gesichtet und aussortiert. Zur Zeit sind ständig - außer Feuerwehr, Rettungskräften, THW, Unternehmen etc. - zwischen 40 und 50 Personen im Einsatz - und ! dies im Dreischichtbetrieb, rund um die Uhr, sieben Tage. Das Archivgut wird vorsortiert, zur Einlagerung vorbehandelt bzw. zur Einfrierung verpackt. Unter den Helfern sind viele Kollegen aus Kölner Archiven, aber auch aus anderen Orten. Hinzu kommt, dass die Archivschule Marburg in den nächsten Tagen mit 50 Studenten, Dozenten und Mitarbeitern helfen wird. Auch die FH Potsdam hat Hilfe angeboten, die ebenfalls bald angenommen wird. Ein besonderer Dank gilt allen, wirklich allen Beteiligten vor Ort, die sich unermüdlich und bis an die Grenzen der eigenen Leistungskraft zur Verfügung stellen und helfen. Die große Solidarität insbesondere der Kölner Archivare aus allen Archiven - ohne Rücksicht auf Laufbahn und Archivsparte - ist einfach überwältigend. Die Kollegen des Landes und der Landschaftsverbände leisten ebenfalls riesige Unterstützung. Derzeit wird eine größere Halle gesucht, in der langfristig die Arbeitsbedingungen und die Sortierarbeiten besser vonstatten gehen können, aber da sind wir guter Hoffnung. Ich komme z. B. gerade von einer Besichtigung, die ich u. a. mit Kollegen Dr. Ulrich Fischer wahrgenommen habe. Weitere Angebote laufen bei der Stadtverwaltung ein, so dass in den nächsten Tagen sicher eine längerfristige Möglichkeit besteht, das Archivgut sicher, klimatechnisch angemessen und fachgerecht sortieren zu können. Das Historische Archiv der Stadt Köln braucht aber dennoch jetzt und in den nächsten Wochen Hilfe - und zwar vor allem von den Kolleginnen und Kollegen! Nur fachgerechte Hilfe rettet das Kulturgut aus 1000 Jahren! Es laufen Hilfsangebote aus aller Welt bei den Kollegen im Stadtarchiv ein. Um eine bessere Koordination sicherzustellen, wollen wir die Hilfe kanalisieren: Angebote für Magazinflächen: Bitte richten Sie diese zunächst an das LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum, z. Hd. Herrn Dr. Arie Nabrings, . Dort werden die angebotenen Magazinflächen vorsortiert und an das Historische Archiv weitergeleitet. Angebote von personeller Hilfe (Archivare): BItte richten Sie diese zunächst an mich als Vertreter des VdA vor Ort. Sie würden uns allen die Arbeit sehr erleichtern, wenn Sie diese möglichst zentral als Dienststellen- oder bei größeren Archiven als Abteilungsmeldung abgeben würden: . Wir benötigen folgende Angaben: Name, Vorname, Dienststelle, Ort, Telefonnummer, Email-Anschrift, Dauer des Einsatzes (Excel-Tabelle). Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Hilfe von Archivaren, die eine Übernachtungsmöglichkeit benötigen (wird gestellt), mindestens drei Tage in Anspruch nehmen wollen - da ansonsten der Verwaltungsaufwand sehr groß ist. Besonders die großen Archivverwaltungen werden gebeten, einen Einsatz von Fachkräften zu prüfen! Angebote von personeller Hilfe (Restauratoren): Bitte richten Sie - wie vor beschrieben, aber auch als Einzelmeldung - Ihr Angebot an . Alle bereits eingegangenen Angebote werden hier einbezogen - eine erneute Meldung ist nicht nötig, bzw. trägt zum Mehraufwand bei. Die personelle Hilfe ist derzeit das Wichtigste - denken Sie aber auch daran, dass derzeit noch Nachtschichten zwecks schneller Rettung vonnöten sind und die Woche sieben Tage hat. Erst wenn an die systematische und zonierte Bergung aus dem Trümmerberg herangangen wird, kann die Bearbeitung der geretteten Archivalien auf Tagesbetrieb umgestellt werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Spende - doch dieses Mail richtet sich vor allem an die Archivare mit der Bitte um personelle Hilfe in den nächsten Wochen. Sie sind gefragt, jetzt in dem oben beschriebenen Sinne zu helfen. Bitte zeigen Sie Ihre Solidarität durch tatkräftige Hilfe. Alle Verantwortlichen - Stadt, Feuerwehr und Externe - sind sich der Bedeutung des Archivgutes bewusst und unternehmen alles erdenklich Mögliche, um viel zu retten! Wir überwachen täglich die Rettung des Archivguts am Einsatzort. Ich habe heute sowohl an der Einsatzstelle, wie auch an den Auslagerungsstätten ein hohes Engagement erleben dürfen. Das Historische Archiv der Stadt Köln ist am 3. März 2009 als Institution nicht untergegangen. Wir werden alle daran arbeiten, dass es einen sicheren und ausreichend dimensionierten Neubau erhält, in dem die bisherigen Bestände und neue benutzt werden. Das Gedächtnis von Köln, damit auch des Rheinlandes und zum Teil auch der Nation, hat eine Zukunft! Gemeinsam mit den über 40 anderen Archiven in Köln wird das Historische Archiv seinen Aufgaben auch in Zukunft gerecht werden. Mit freundlichen Grüßen Ihr Ulrich S. Soénius ************************ Dr. Ulrich S. Soénius Direktor Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln Unter Sachsenhausen 10-26 50667 Köln Tel. +49 221 1640-800 Fax +49 221 1640-829 E-Mail: <mailto:> Internet: <http://www.ihk-koeln.de/archiv/index.htm>http://www.ihk-koeln.de/archiv/index.htm Besucheranschrift: Unter Sachsenhausen 33, 50667 Köln Öffnungszeiten: Mo, Di, Do 9:30 - 16:30 Uhr | Mi 9:30 - 13:00 Uhr | Fr 9:30 - 15:30 Uhr

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